一个适当的RFP(请求建议)是一个有纪律的、有文档记录的、可跟踪的、无偏倚的系统选择工作的参考标准。法律通常要求正式的RFP用于公共资金的大量支出，而且大多数公共公司的政策要求RFP过程中至少有三名竞标者出价超过某个美元阈值。
本系列文章共分四部分，着眼于系统选择的基础知识，本系列文章的第三部分将重点介绍RFP及其相关内容，即使用简单的英语和可操作的术语表示的信息请求(RFI)和报价请求(RFQ)。
本系列关于系统选择基础知识的信息文章提供了关于做出明智的购买决策所涉及的原则和基本策略的基本理解。虽然在IT采购方面有所表述，特别是选择酒店公司或酒店的IT系统，但是这些原则、策略和实践适用于为您的酒店企业采购任何东西，特别是高价值、高影响的采购。
更多信息，请阅读本系列的第1部分和第2部分。
至少，RFP应包括:
采购单位的背景及采购过程中需要解决的问题;
流程规则，包括截止日期、联系信息、如何提交关于RFP要求的问题以及如何回答这些问题，以及许多免责声明;和
拟购买的产品和服务的精确定义;
这一定义通常包括买方正在寻找的特定功能，例如一个中央预订系统能够以一个名称预订多个房间，或者在一次交易中以多个名称预订多个房间。它还将包括定量信息，如需要服务的物业和房间的数量，以及按类别培训的员工数量。
所需的服务还包括服务水平协议，该协议详细描述了响应和解决缺陷所需的响应时间，描述了一次性成本(例如培训和安装服务)和重复成本(许可证、托管和支持的每月SaaS费用)。
还应列出新系统将需要与哪些现有系统进行接口(例如，密钥、信用卡和销售点)。
在企业级购买的主要系统的复杂RFP将是一个大而复杂的文档。购买者应该认识到，响应RFP对于供应商来说是一项耗时且成本高昂的工作。因此，响应RFP的规模和难度应该与投标人在时间和机会成本方面的机会大小相称。
一个品牌级别的CRS的RFP将是并且应该是冗长、详细和复杂的。为一家拥有三个销售点的酒店购买餐饮销售点系统的人可能仍然会使用RFP，但是规模和复杂性应该降低，以使销售价值与供应商相匹配。保持RFP的长度和难度符合规模对买方也有好处:一旦你得到了提案，你必须对它们进行评估和评分。
我们喜欢定量和定性评估技术的混合。在质量方面，可以将点值和权重分配给RFP中的需求，从而计算一个数值分数，为比较建议提供基础。定性评价可能包括:
他们是否遵守规定的程序?
提案是否写得很清楚，并展示了仔细书写的基础?
图像和屏幕截图是否清晰、易读、符合目的?
当然，价格也是一个因素。我们一般建议客户考虑a价格。因素而不是现状;的因素。
一个良好构建的RFP将包括一个工作表，该工作表具有足够的细节来估计收购的所有成本，注意到一个具有重要的自定义软件开发的系统购买在这一点上最多产生一个成本范围。但是，不同的供应商、不同的业务模型和不同的应用程序常常会在定价工作表中产生不同的响应。评价者面临的挑战是如何做出一个真正的价格分析，将苹果与苹果而不是秋葵与杏进行比较。调整、插值和计算货币的时间价值都是实现公平比较的工具。
RFP有一些近亲，RFI和RFQ。RFI通常不会处理价格问题，也不会包含太多关于需求的细节。在制定完整的RFP之前，RFI是一个很好的工具，可以用来了解市场上的情况。RFI的另一个适当用途是对供应商进行资格预审以获得RFP。一个简短而简单的RFI可以确保只有合格的投标人收到实际的RFP。
RFQ适用于需求众所周知且可记录的情况，并且关注于报价。对于RFQ来说，批量购买一个品牌的钥匙卡是个不错的选择。
酒店老板手头有很多工具可以帮助他们做出正确的购买决定。为手头的采购制定正确的RFP对于以公平和可跟踪的方式做出正确的决策大有帮助。它是一个强大的工具，也是一个执行良好的强大过程。考虑到大多数系统采购都是高成本、高影响和长期的，适当地投资于RFP过程是正确的投资。
Mark Haley和Mark Hoare是Prism酒店管理咨询公司的合伙人，这是一家服务于全球酒店管理行业技术和营销的精品公司。管理系统选择工作是一个核心实践领域。更多信息，请访问https://prismhospitalityconsulting.com。
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